当直表のエクセルテンプレ｜足りるのは「入れた結果を見る」ところまで

運営: iwor（この比較には自社の当直・オンコール表を含みます。iwor は有料プランのあるサービスです）

配布されているシフト表のテンプレは、枠に名前を入れて、人数やグラフで結果を見るところまでを助けてくれます。当直で足りなくなるのは、そこではありません。入れない日を集めるところ、条件を守らせるところ、配ったあとに版が分かれるところの3つです。

テンプレが助けてくれるのは、入れた結果を見るところ

Microsoft が配っているシフト管理表は、月別と日別のシフトを管理でき、日別では時間帯ごとに何人が実働しているかを見られます。従業員のシフト別の状況はグラフになります。^[1]

つまり、誰をどこに入れたかを入力したあとの確認は、テンプレの側が持っています。当直表づくりで時間を食うのは、その手前と、その後ろです。

① 入れない日を集めるところ

テンプレは空の表なので、メンバーの入れない日は別の場所で集めます。紙、チャット、フォーム、口頭。どれで集めても、集まった希望をセルへ書き写す作業が残ります。

ここで効くのは、締切・出せる日数の上限・誰がまだ出していないかの3つを先に決めておくことです。集め方そのものは、当直表の希望の集め方にまとめています。

② 条件を守らせるところ

当直表には、入れない日のほかにも条件があります。次の当番まであける日数、月と週の回数の上限、一緒にしない組、その枠に入れる人。エクセルでも条件付き書式や関数で見張れますが、枠が埋まるたびに全部を確かめ直すのは手間です。

iwor の当直・オンコール表は、入れない日と次まであける日数を踏み越えずに割り当てます。PRO では、月と週の回数の上限・人ごとの上限・一緒にしない組も条件に加えられます。埋まらない枠は空のまま残り、どの条件で詰まったかが枠ごとに出ます。組む手順は当直シフトの作り方にまとめています。

③ 配ったあとに版が分かれるところ

エクセルのまま配ると、手元のファイルが人ごとに古くなります。交代が出たときに配り直すと、どれが最新かが分からなくなります。

iwor では、できた表を画像か PDF にして配れます。確定したあとは、メンバーも自分の当番をアプリで確認できます。

エクセルのまま回すなら

人数が少なく、条件も「入れない日」だけなら、テンプレで十分に回ります。その場合でも、決めておくと楽になるものは同じです。

よくある質問

無料のテンプレだけで当直表は作れますか？

作れます。人数が少なく、条件が入れない日だけなら、配布されているテンプレで足ります。回数の上限や一緒にしない組が増えるほど、確認の手間が伸びます。

エクセルで条件を自動で確かめられますか？

条件付き書式や関数で見張ることはできます。ただし、枠を1つ動かすたびに全部を確かめ直す作りにしておかないと、動かした先で条件が破れます。

テンプレから乗り換える目安はありますか？

配ったあとの変更が月に何度も出るときです。確認と配り直しの回数が増えるところで効いてきます。

作った表はどう配ればいいですか？

画像か PDF が扱いやすいです。編集できるファイルをそのまま配ると、手元で直した版が増えます。

まとめ

テンプレが助けてくれるのは、入れた結果を見るところです。当直表で時間を食うのはその前後、つまり入れない日を集めるところと、条件を守らせるところ、配ったあとの更新です。人数と条件が少ないうちはテンプレで回り、増えたところで道具を替えると決めておくと迷いません。