当直表の希望の集め方｜入れない日は「締切・上限・出していない人」の3つで集まる

当直表づくりで長いのは、表を組む時間ではなく、希望が揃うまでの待ち時間です。集める道具を選ぶ前に、締切・出せる日数の上限・誰がまだ出していないかが見える形の3つを決めましょう。登録しない同僚の分は代わりに入れてしまえば、名簿は止まりません。

集まらないのは、集め方より決めていないから

紙で配る、チャットで送ってもらう、表計算に書き込んでもらう。どのやり方でも希望自体は集まります。詰まるのは、いつまでに出すのかが決まっていない、何日まで出していいのかが決まっていない、誰が出していないのかが分からない、の3つが重なったときです。

この3つは道具の機能ではなく、表を作る側が先に決めることです。決めてから配れば、集め方が紙でもチャットでも締切には揃います。

① 締切は、残り日数で見える形にする

「今月の10日まで」のように毎月同じ日に固定すると、案内の文面も同じもので済みます。iwor の当直・オンコール表では、表に締切を入れると、招待リンクを開いた人の画面に「あと3日」「今日まで」と残り日数が出ます。

② 出せる日数の上限と、その数え方を決める

上限を決めないと、特定の人に希望が集中して組めなくなります。iwor の既定は、平日・土・日祝それぞれ3日までです。祝日が土曜に当たった日は、日祝として数えます。

PRO では、数え方と日数を表ごとに決められます。数え方は次の3通りです。

③ 出していない人が、名簿で分かるようにする

iwor では、名前の横に「回答待ち」「代理入力」「本人が参加」の札が付きます。声をかける相手が一目で分かるので、全員に一斉送信しなくて済みます。

登録しない同僚がいても、名簿は止めない

全員にアカウントを作ってもらうのは、表を作る側の仕事ではありません。iwor は代理入力を前提にしていて、聞き取った希望を主催者が代わりに入れられます。あとから本人が招待を受け取ると、その行は本人の入力に切り替わります。代わりに入れた日は消えるので、リンクを渡すときに一言添えておきます。

招待リンクは行ごとに配れます。開いた人には自分の枠だと分かる名前が出るので、誰の分かを言葉で説明しなくて済みます。リンクは1人ずつ本人に渡しましょう。ほかの人の名前も、誰がいつ入れないかも出ません。

部屋ごとの共有リンクは QR でも出せます。カンファで画面に出して、その場で読んでもらえます。

集めたあとは、条件を守って組む

集まった希望は、そのまま割り当てに使えます。入れない日と、次まであける日数は踏み越えません。PRO では、月の回数の上限・人ごとの上限・一緒にしない組も条件に加えられます。埋まらない枠は空のまま残り、どの条件で埋まらなかったかが返ります。組む側の手順は当直シフトの作り方へ。

同じ条件からは同じ表が出ます。「なぜ私が3回で彼が1回なのか」と聞かれたときに答えられる形にしておくためです。

できた表は、枠を選んで担当を差し替えられます。配るときは画像か PDF にできます。確定したあとは、メンバーも自分の当番をアプリで確認できます。

当直の時間の扱いも、集めるときに見ておく

宿日直の許可を受けた当直でも、その最中に通常の勤務と同じ働き方をした時間については、時間外労働の手続きと割増賃金が必要だと厚生労働省の通達は書いています。^[1]

当直の回数と収入の上限の関係は、専攻医のバイトにまとめています。当直代を入れた年収での控除の目安は、医師のふるさと納税はいくらまでかへ。

よくある質問

入れない日は、何日まで出してもらえばいいですか？

既定は、平日・土・日祝それぞれ3日までです。祝日が土曜に当たった日は日祝として数えます。人数と枠の数に対して足りるかどうかを、配る前に見ておきます。

締切を過ぎても出してこない人がいます。

名簿で「回答待ち」のままの人が分かるので、その人にだけ声をかけます。間に合わないときは、聞き取った希望を代わりに入れて先に進めます。

チャットや表計算で集めたものを、そのまま使えますか？

使えます。主催者が代理で入れれば、集め方は変えなくてかまいません。次の月から招待リンクに切り替えると、書き写す作業そのものが無くなります。

できた当直表は、どうやって配りますか？

画像か PDF で配ります。確定したあとは、メンバーが自分の当番をアプリでも確認できます。

まとめ

希望が集まらないのは、集め方の道具ではなく、締切・上限・未提出の3つが決まっていないからです。この3つを決めて、登録しない人の分は代わりに入れる。そこまで用意できれば、あとは条件を守って組むだけです。