マッチングの送付状の書き方｜病院が求める書類には入っていない

送付状は定型のままで問題ありません。臨床研修病院ガイドブック2027年度版には354施設が載っていて、iwor はそのうち331施設の応募書類の欄を収録していますが、送付状や添え状を提出書類として挙げている施設は1つもありませんでした。病院が受け取りたいのは中の書類のほうです。だから文面を練り直すより先に、「記」に並べる同封書類の行を要項と突き合わせるほうが確実です。ここだけは病院ごとに違います。^[1]

この記事では、送付状に入れる要素を並べたうえで、同封書類として実際に何が求められているのかを件数で示します。自分の志望先が何を求めているかは募集要項が正なので、最後は必ずそちらで確かめてください。^[1]

送付状は、病院が出せと言っている書類ではない

ガイドブックは病院が自分で書いた内容を載せる冊子で、応募に必要な書類を書く欄があります。収録した331施設の欄を通して、送付状・添え状・送り状という語は一度も出てきません。^[1]

これは「送付状を付けてはいけない」という意味ではありませんし、「付けなくてよい」と病院が明言しているわけでもありません。収録した範囲では、応募書類として求めている病院が無かった、というだけです。

送付状が果たすのは、封筒を開けた人が中身を確認できるようにする役目です。誰が、どこ宛てに、何を何通送ったのかが1枚で分かればそれで足ります。ここを目的とすると、書くべきことは自然に決まります。

自分で確かめて書くのは「記」の同封書類だけ

送付状の本体は「記」から「以上」までの数行です。ここに同封したものを1行ずつ並べます。何を並べるかは病院が決めています。331施設のうち、各書類を挙げていた施設数は次のとおりです。^[1]

同じ書類でも病院によって呼び方が違います。卒業（見込）証明書は「卒業（見込）証明書」「卒業見込証明書」「卒業見込み証明書」のように括弧と送り仮名が揺れ、「卒業（見込み）書」のように証明の語を落とす書き方もありました。送付状に書くときは、募集要項に出てくる呼び方をそのまま写してください。自分で言い換えると、受け取った側が要項の一覧と突き合わせにくくなります。^[1]

通数も書きます。要項に「1通」「2枚」のように書かれていれば、その表記に合わせてください。同封書類そのものの準備については、履歴書は研修医マッチングの履歴書の書き方、推薦状はマッチングの推薦状は誰に頼むか、成績とCBTはマッチングでCBTの成績はどう使われるかにまとめています。証明書は大学の事務に申請してから受け取るまで日数がかかるので、送付状を書く段階では手元に揃っている前提です。

郵送しない病院には、送付状は要らない

送付状が要るのは書類を郵送するときだけです。提出方法は病院ごとに違い、指定の用紙をホームページからダウンロードして郵送する病院もあれば、申込フォームから登録したうえで書類を送る病院もあります。ガイドブックの欄からは提出方法まで一律には読み取れないので、ここは募集要項で確かめてください。^[1]

郵送を前提にしていることが書類欄からはっきり分かる病院もあります。返信用封筒を応募書類に挙げているのが8施設で、そのうち4施設は封筒の大きさと切手の額面まで書いています（高知赤十字病院、兵庫医科大学病院、市立四日市病院、鹿児島大学病院）。たとえば次の3施設はこう書いています。^[1],[4]

④定形(長 3)返信用封筒 1 枚（受験票返送用） ※送付先・氏名を記入し 110 円切手を貼付^[2]

返信用封筒(長形3号・320円切手貼付・返信先住所記載)^[3]

返信用封筒(角形２号に出願者本人の宛名を記入し、１２０円切手を添付したもの)^[5]

切手の額面は病院ごとに違い、同じ長形3号でも110円と320円のような開きがあります。ここを間違えると書類は届いても返信が滞るので、封筒のサイズと金額は要項に書かれている数字をそのまま使ってください。

送付状に入れる要素

順番は上から、日付、宛先（病院名と部署名。担当者名が分かるなら加える）、差出人（住所・大学名・氏名・電話番号・メールアドレス）、件名、あいさつ、用件、そして「記」から始まる同封書類の一覧、最後に「以上」です。A4で1枚に収まります。

iwor の書類・メールには、病院名・宛先部署・担当者名・同封書類を入れると送付状の本文が組み上がる雛形があります。氏名や連絡先を iwor に保存も送信もしません。住所の自動入力を使うときだけ、郵便番号を外部の郵便番号APIに送ります。見学のお礼メールなど、ほかの雛形も同じページにあります。

書類一式を送ったあとの流れ（見学から選考まで）は病院見学の申し込みメールと研修医マッチングの採用試験にまとめています。

よくある質問

送付状を付けないと不利になりますか？

収録した331施設では、応募書類として送付状を挙げている病院はありませんでした。提出書類として挙げられていないので、有無で評価が動くとは考えにくいです。付けるかどうかは、封を開けた人が中身を確認しやすいかどうかで判断してください。心配なら付ければよく、その場合も定型で足ります。^[1]

手書きとパソコン、どちらで作るべきですか？

応募書類の欄には送付状そのものが出てこないので、書式の指定も載っていません。パソコンで作って問題ありません。ただし同封する書類のほうは事情が違い、8施設が自筆・直筆を指定していました。うち5施設は履歴書で（「自筆履歴書」「履歴書（直筆、写真添付）」）、残る3施設は自己紹介書・志望動機書・面接用資料への指定です。そちらは要項を確認してください。様式の指定については履歴書の書き方で扱っています。^[1]

同封書類の欄に、何通と書けばいいか分かりません

要項に通数の指定があればその数字を、無ければ実際に入れた通数を書いてください。送付状は同封物の確認票なので、封筒の中身と一致していることがいちばん大事です。要項に無い書類を親切のつもりで足すのは避けてください。一覧と中身がずれると確認の手間が増えます。

メールで書類を送る場合はどうしますか？

郵送ではないので送付状という紙は要りません。メール本文が同じ役目を果たします。誰が、どの病院の何に応募し、どのファイルを添付したのかを本文に書いてください。添付ファイル名は「氏名_書類名」のように、開かなくても分かる形にしておくと受け取る側が扱いやすくなります。

まとめ

送付状で悩む必要はありません。収録した331施設の応募書類の欄に、送付状という書類名は一度も出てきませんでした。定型の並びで1枚にまとめ、時間は同封書類の照合に使ってください。募集要項を開いて、求められている書類の呼び方と通数をそのまま「記」に写す。それが送付状で唯一、自分で確かめて書く部分です。^[1]