マッチングの送付状の書き方｜自分で確かめるのは「記」の同封書類だけ

送付状は定型で足ります。iwor が収録した研修病院348施設の応募書類の欄に、送付状や添え状を提出書類として挙げている施設はありませんでした。自分で確かめて書くのは「記」に並べる同封書類で、ここは病院ごとに違います。^[1]

送付状に入れるもの

上から、日付、宛先（病院名と部署名。担当者名が分かれば加える）、差出人（住所・大学名・氏名・電話番号・メールアドレス）、件名、あいさつ、用件、「記」から始まる同封書類の一覧、最後に「以上」。A4で1枚に収まります。

自分で確かめるのは「記」の同封書類

「記」には、同封したものを1行ずつ並べます。何を並べるかは病院が決めていて、348施設で各書類を挙げていた施設数は次のとおりです。^[1]

同じ書類でも、病院によって呼び方が違います。卒業（見込）証明書は「卒業（見込）証明書」「卒業見込証明書」「卒業見込み証明書」のように揺れます。送付状には、募集要項の呼び方をそのまま写しましょう。受け取った側が、要項の一覧と突き合わせやすくなります。

通数も書きます。要項に「1通」「2枚」のように書かれていれば、その表記に合わせましょう。証明書は大学に申請してから受け取るまで日数がかかるので、早めに頼んでおきます。

書類そのものの準備は、研修医マッチングの履歴書の書き方にまとめています。推薦状はマッチングの推薦状は誰に頼むかへ。

郵送しない病院には、送付状は要らない

送付状が要るのは、書類を郵送するときです。提出の方法は病院ごとに違うので、募集要項で確かめましょう。メールで送るなら、本文に、誰がどの病院の何に応募し、どのファイルを添付したかを書けば足ります。^[1]

返信用封筒を応募書類に挙げているのは8施設で、そのうち4施設は封筒の大きさと切手の額面まで書いています。2施設の書き方は次のとおりです。^[1]

④定形(長 3)返信用封筒 1 枚（受験票返送用） ※送付先・氏名を記入し 110 円切手を貼付^[2]

返信用封筒(長形3号・320円切手貼付・返信先住所記載)^[3]

同じ長形3号でも、110円と320円のように額面が違います。封筒の大きさと切手の額面は、要項で確かめてそろえましょう。

iwor の送付状の雛形

iwor の書類・メールでは、病院名・宛先部署・担当者名・同封書類を入れると、送付状の本文ができます。雛形は同封書類をそれぞれ1通として並べるので、通数が違うときはコピーしたあとに直しましょう。

郵便番号を7桁入れると、外部の郵便番号検索サービスで住所を埋めます。見学のお礼メールなど、ほかの雛形も同じページにあります。

送付状の「記」に何を並べるかは、その病院が求めている書類で決まります。340施設を数えた一覧はマッチングの願書は何を出すかにまとめました。

よくある質問

送付状を付けないと、不利になりますか？

送付状の有無を選考でどう扱うかは、どの病院も公表していません。封を開けた人が中身を確かめやすいように、郵送するなら付けておきましょう。

手書きとパソコン、どちらで作るべきですか？

送付状はパソコンで作って構いません。同封する書類のほうは、9施設が手書きを指定していて、うち6施設は履歴書でした。要項で確かめましょう。

同封書類の欄に、何通と書けばいいですか？

要項に通数の指定があればその数字を、無ければ実際に入れた通数を書きます。封筒の中身と一致していることが大事です。

まとめ

送付状は定型で1枚にまとめ、時間は同封書類の照合に使いましょう。

募集要項を開いて、求められている書類の呼び方と通数を、そのまま「記」に写します。そこが、送付状で自分で確かめて書く部分です。